Vamos poupar-lhe tempo: sim, a intranet é uma mais valia para a sua empresa. No entanto ainda são poucas as empresas que usam esta forma de comunicação interna para benefício próprio e continuam a perder tempo em pequenas tarefas que podiam ser executadas em questões de segundos.
Outras empresas não conhecem sequer esta opção ou confundem com outros termos semelhantes, como internet ou extranet. Apesar de palavras idênticas, as finalidades são diferentes.
Descubra em que consistem estes três termos semelhantes, quais os benefícios da intranet e como colocar em prática dentro da sua empresa.
Internet, intranet e extranet: sim, são termos diferentes!
Estes três termos têm significados diferentes. E sim, é possível interligar os mesmos, mascontinuam a ser diferentese com finalidades diferentes para a sua empresa.
- Internet: este é o termo que todos conhecem, a famosa internet. Basicamente esta internet é conseguida através da ligação entre os computadores locais e os protocolos de internet. Atualmente este é um meio de comunicação e pesquisa.
- Intranet: ao contrário do anterior, este não se manifesta a modo global, mas sim a um público restrito. Esta é a tecnologia que pode oferecer benefícios à sua empresa pois permite, de forma rápida, a partilha de informação confidencial.
- Extranet: caso a sua empresa colabore com pessoas de várias partes do mundo, esta é a escolha ideal. O objetivo é o mesmo da intranet, transmissão de informação confidencial para um público restrito, mas desta vez para qualquer parte do mundo.
Dependendo do que a sua empresa necessita, pode ter que escolher entre a criação de intranet ou extranet.
5 benefícios da implementação da intranet na sua empresa
Aumento da produtividade dentro da empresa
A informação da empresa estará disponível para todos os colaboradores, portanto um determinado colaborador não terá de esperar que o representante de outro departamento envie informações para prosseguir com o trabalho. Claro que isto implica um aumento na produtividade dentro da empresa.
Permite processos menos dispendiosos
A intranet irá poupar tempo e recursos à empresa.
Se por um lado os supervisores podem responder a questões rapidamente e permitir a continuação do trabalho, poupando tempo a toda a empresa, por outro a partilha de documentos já não implica o uso de papel ou outros recursos, levando à diminuição do gasto de recursos.
Melhora a colaboração entre os diferentes departamentos
Tanto entre os diferentes departamentos como dentro de um mesmo departamento.
Dentro do mesmo departamento podem existir documentos ou ferramentas que devem ser usadas por toda a equipa e, desta forma, estarão atualizadas em tempo real. Por outro lado, caso um determinado departamento necessite de documentos exteriores ao seu, terá acesso de forma imediata.
A comunicação também melhora
Seja para explicações, para formações ou mesmo entre colaboradores, a intranet permite uma comunicação de forma instantânea com qualquer pessoa dentro de qualquer departamento. Um colaborador de marketing quer questionar alguém do departamento financeiro? Com uma simples mensagem terá a resposta.
Esta tecnologia também permite deixar vídeos dentro da própria plataforma com o objetivo de formação aos colaboradores. Muito útil quando surge uma nova ferramenta, por exemplo.
De forma geral, toda a empresa fica mais organizada
A realidade é que toda a empresa fica mais organizada. Os documentos e ferramentas podem ser usados por qualquer pessoa dentro da empresa, editados, guardados na mesma localização e acedidos por colaboradores posteriormente.
Isto é excelente para trabalhos com turnos, pois terá acesso a tudo o que foi feito num turno em que não esteve presente.
Como é possível implementar esta nova tecnologia?
Esta tecnologia deve ser implementada com todo o cuidado pois o acesso deve ser negado a pessoas que se encontrem fora da empresa, caso contrário, as informações confidenciais irão tornar-se públicas. A segurança é essencial!
Ou seja, não é qualquer pessoa que pode desenvolver esta tecnologia dentro da sua empresa. Deve ser alguém com experiência e conhecimento para que consiga manter a segurança no uso da nova tecnologia.
Além da segurança, também é necessário manter um nível de organização elevado para que todos os departamentos encontrem todos os documentos dentro da empresa. O chat também deve ser implementado para que mensagens sejam trocadas de forma instantânea com os colaboradores.
Ou seja, existe um conjunto de fatores a ter em consideração e apenas um profissional o conseguirá fazer.
A sua empresa está pronta para abraçar esta tecnologia?
